В статье описаны инструменты МТ для регистрации фактов внутренней и внешней передачи Документов по закрытым Заказ-нарядам.

Акты внутренней передачи документов регистрируют факты передачи документов по закрытым Заказ-нарядам между Сотрудниками Дилерского центра (далее - ДЦ).

Акты внешней передачи документов регистрируют факты официального обмена документами по Заказ-нарядам с Контрагентами (Страховыми компаниями, Клиентами - Юр.лицами и т.д.)

Порядок настройки описан в статье Акты внутренней и внешней передачи документов по ЗН (настройки)

Акт внутренней передачи документов

Акт внешней передачи документов

Акт внутренней передачи документов по Заказ-нарядам

Создать Акт

Передать Акт

Принять Акт

Закрыть Акт

Перевести Акт в Архив

Контроль ЗН в Актах

Создать Акт внутренней передачи документов

Открыть раздел проводника

MTWorkshop | Акты передачи документов | Акты внутренней передачи документов

На верхней панели инструментов нажать кнопку «Создать».

В открывшемся окне указать ФИО сотрудников для передачи документов:

«Сотрудник: от кого» - обязательное для заполнения поле.

«Сотрудник: кому» - можно заполнить позже.

Нажать «Ок» для сохранения изменений.

Система сохранит новый Акт внутренней передачи документов в «Статусе» = Открытый и выведет его полную форму для дальнейшей работы.

Далее требуется заполнить вкладку «Заказ-наряды» списком закрытых ЗН, документы по которым будут переданы между Сотрудниками ДЦ:

Активировать кнопку

Функции → Заполнить по создателю или Заполнить по фильтру

Система

• Добавит список закрытых ЗН на вкладку «Заказ-наряды» в Акте внутренней передачи документов.

• В заголовках ЗН, добавленных в Акт, на вкладке «События» заполнит поля

  
  

  «Статус акта внутренней передачи документов»

  «Дата перевода внутреннего акта в текущий статус»

  «Перевел внутренний акт в текущий статус»

  Значения полей в заголовке ЗН будут обновляться при изменении «Статуса» в соответствующем Акте внутренней передачи документов

Проверить список ЗН в Акте внутренней передачи документов.

При необходимости, удалить лишние ЗН нажатием кнопки «Удалить» на верхней панели инструментов (удаляется выделенная строка).

Передать Акт внутренней передачи документов

После подготовки и проверки пакета документов по закрытым ЗН для передачи:

Сотрудник (указан в поле «Сотрудник: от кого» в заголовке Акта) в форме открытого Акта внутренней передачи документов должен активировать

Функции → Передать

Система

• Выведет печатную форму Акта внутренней передачи документов в режиме просмотра.

• Переведет Акт в следующий «Статус» = Передача.

Принять Акт внутренней передачи документов

После получения пакета документов по закрытым ЗН:

Сотрудник (указан в поле «Сотрудник: кому» в заголовке Акта) в форме Акта внутренней передачи документов должен активировать

Функции → Принять

Система переведет Акт в следующий «Статус» = Прием.

Закрыть Акт внутренней передачи документов

После проверки пакета документов по закрытым ЗН, Акт внутренней передачи документов следует перевести в Закрытые нажатием кнопки

Функции → Перевести в закрытый

Перевести Акт внутренней передачи документов в Архив

Акт внутренней передачи документов переводится в Архив при активации

Функции → Перевести в архив

Контроль Заказ-нарядов в Актах внутренней передачи документов

Стандартный отчет МТ «Позиции в актах внутр. передачи» позволяет контролировать факты передачи документов по закрытым ЗН между сотрудниками ДЦ (кому, когда и по какому Акту переданы документы, текущий статус передачи и т.д.).

Акт внешней передачи документов по Заказ-нарядам

Создать Акт

Передать Акт

Принять Акт

Закрыть Акт

Контроль ЗН в Актах

Создать Акт внешней передачи документов

Открыть раздел проводника

MTWorkshop | Акты передачи документов | Акты внешней передачи документов

На верхней панели инструментов нажать кнопку «Создать».

В открывшемся окне выбрать:

«Контрагента» - кому передаем пакет документов по закрытым ЗН.

«Фирму» - от какого Юр. лица ДЦ передаем пакет документов по закрытым ЗН.

Нажать «Ок» для сохранения изменений.

Система сохранит новый Акт внешней передачи документов в «Статусе» = Открытый и выведет его полную форму для дальнейшей работы.

Далее требуется заполнить вкладку «Заказ-наряды» списком закрытых ЗН, документы по которым будут переданы Контрагенту:

Активировать кнопку

Функции → Заполнить по контрагенту

Система

• Добавит список закрытых ЗН на вкладку «Заказ-наряды» в Акте внешней передачи документов.

• В заголовках ЗН, добавленных в Акт, на вкладке «События» заполнит поля

  
  

  «Статус акта внешней передачи документов»

  «Дата перевода внешнего акта в текущий статус»

  «Перевел внешний акт в текущий статус»

  
  

  Значения полей в заголовке ЗН будут обновляться при изменении «Статуса» в соответствующем Акте внешней передачи документов

  
  

Проверить список ЗН в Акте внешней передачи документов.

При необходимости, удалить лишние ЗН нажатием кнопки «Удалить» на верхней панели инструментов (удаляется выделенная строка).

Передать Акт внешней передачи документов

После подготовки и проверки пакета документов по закрытым ЗН для передачи:

В форме открытого Акта внешней передачи документов активировать

Функции → Передать

Система

• Выведет печатную форму Описи документов по закрытым ЗН для передачи Контрагенту в режиме просмотра.

• Переведет Акт в следующий «Статус» = Передача.

Принять Акт внешней передачи документов

После передачи пакета документов Контрагенту (документы переданы, но не подписаны), в форме Акта внешней передачи документов следует активировать кнопку

Функции → Принять

Система переведет Акт в следующий «Статус» = Прием.

В Актах внешней передачи документов, начиная со статуса Прием, запрещено (не доступно) удаление записей на вкладке «Заказ наряды»

Закрыть Акт внешней передачи документов

После подписания Контрагентом документов по закрытым ЗН, Акт внешней передачи документов переводится в Закрытые, по нажатию кнопки

Функции → Перевести в закрытый

В открывшемся окне указать Дату приема Контрагентом документов по закрытым ЗН (в поле «Дата приема контрагентом») и нажать «Ок».

Система

• Переведет Акт внешней передачи документов в следующий «Статус» = Закрытый.

• В заголовках Счетов ЗН, добавленных в закрытый Акт внешней передачи документов, заполнит поле

«Дата отправки документов» (в Счете) = «Дата приема контрагентом» (в Акте)

Контроль Заказ-нарядов в Актах внешней передачи документов

Стандартный отчет МТ «Позиции в актах внешн. передачи» позволяет контролировать факты передачи Контрагентам документов по закрытым ЗН (когда, кем и по какому Акту переданы документы, текущий статус передачи и т.д.).