В статье описан порядок работы с Заказами поставщику в модуле Бухгалтерия/Финансы.

Механизм создания/согласования/утверждения Заказов поставщику, с последующим созданием (на основании утвержденного документа) Заявок на оплату и Фактических затрат, является инструментом оперативного контроля общехозяйственных и прочих расходов по обеспечению работы Дилерского центра в рамках плановых значений БДР (бюджета доходов и расходов), вне зависимости от схемы расчетов с Поставщиком товаров/услуг (предоплата, оплата по факту, постоплата).

Порядок настройки описан в статье Заказы поставщикам (настройка).

Оглавление

Заказ поставщику

       Создать

       Согласовать

       Утвердить

       Закрыть

       Отменить (аннулировать/удалить)

Создать Заявку на оплату

Создать Фактическую затрату

       из Заказа поставщику

       из Заявки на оплату

Связать автоматически созданную Фактическую затрату с Заказом поставщику

Контроль расходов

       из Заказа поставщику

       отчет «Заказы поставщикам детализированный»

Заказ поставщику

(общехозяйственные и прочие расходы)

Статусы Заказа поставщику:

Работа с Заказами поставщику (за исключением Заказов поставщику з/ч и Заказов на автомобили) реализована в разделах проводника МТ модуля Бухгалтерия/Финансы:

• Созданные заказы поставщикам

• Согласованные заказы поставщикам

• Утвержденные заказы поставщикам

• Закрытые заказы поставщикам

• Аннулированные заказы поставщикам

• Все заказы поставщикам

На верхней панели инструментов каждого раздела размещены переключатели:

Все и Свой отдел

при помощи которых пользователь с соответствующими правами доступа может дополнительно настраивать просмотр записей.

Порядок настройки доступа «Разрешено видеть данные других отделов» описан в статье Заказ поставщику (настройка)

Создать Заказ поставщику

Открыть раздел МТ

«Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам | Созданные заказы поставщикам»

Нажать кнопку «Создать» на верхней панели инструментов раздела (или «Insert» на клавиатуре).

Заполнить поля Заголовка в форме нового «Заказа поставщику».

Обязательные к заполнению поля подсвечены желтым фоном

После заполнения полей (обязательных полей) Заголовка нового Заказа поставщику нажать «Ок» в нижнем правом углу окна.

Система сохранит новый Заказ поставщику в статусе «Создан» и откроет ее полную форму для дальнейшей работы.

В верхней части окна «Заказа поставщику» расположен Заголовок (содержит все поля, заполненные при создании Заказа).

Переход в Заголовок (например, для редактирования его полей) осуществляется через кнопку «Заголовок» (правый верхний угол окна).

В нижней части окна «Заказа поставщику» расположены «Рабочие вкладки» (вкладки с табличными формами: Периоды оказания услуг/постанов, Заявки на оплату, Фактические затраты, Прикрепленные файлы и т.д.).

Закрытие формы Заказа поставщику – через кнопку «Закрыть» (правый верхний угол окна).

Перейти на рабочую вкладку «Периоды оказания услуг/поставок» и, через кнопку «Создать» на верхней панели инструментов (или «Insert» на клавиатуре), заполнить график поставок товаров/оказания услуг.

Для товаров/услуг, ожидаемых в одну Дату по различающимся ставками НДС, следует создавать разные записи. При создании нескольких записей на одну дату поставки удобно пользоваться кнопкой «Копия» на верхней панели инструментов.

При наполнении вкладки «Периоды оказания услуг/поставок» в заголовке Заказа поставщику на вкладке «Общие» система автоматически заполнит поля «План. Дата поставки (оказания услуг) с» и «План. Дата поставки (оказания услуг) до» (определит границы сроков поставки по Заказу).

Созданные Заказы поставщикам доступны в разделах МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

При необходимости удаления ошибочно созданного Заказа поставщику следует его отменить (аннулировать или удалить)

Согласовать Заказ поставщику

В любом из разделов МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

открыть форму Заказа поставщику к согласованию двойным кликом левой клавиши мыши по строке.

Нажать кнопку «Функции» в левом нижнем углу окна и выбрать действие «Перевести в согласованные».

Подтвердить действие нажатием «Ок».

Система переведет Заказ поставщику в статус Согласованный.

Согласованные Заказы поставщикам доступны в разделах МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Согласованные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

Утвердить Заказ поставщику

В любом из разделов МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Согласованные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

открыть форму Заказа поставщику к утверждению двойным кликом левой клавиши мыши по строке.

Нажать кнопку «Функции» в левом нижнем углу окна и выбрать действие «Перевести в утвержденные».

Подтвердить действие нажатием «Ок».

Система переведет Заказ поставщику в статус Утвержденный.

Утвержденные Заказы поставщикам доступны в разделах МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Утвержденные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

Закрыть Заказ поставщику

Заказ поставщику автоматически переводится в статус Закрытый, при проведении связанной с ним Фактической затраты и соблюдении условия: сумма связанных проведенных Затрат покрывает сумму Заказа (больше или равна).

Порядок создания Фактической затраты, связанной с Заказом поставщику, см. Создать Фактическую затрату

Отменить Заказ поставщику

Отмененный (ошибочно созданный) Заказ поставщику следует Аннулировать либо Удалить.

Условия доступности действий:

• К аннулированию и удалению доступны Заказы в статусе Созданный.

• Удаление Заказа из Базы данных возможно, если в нем не заполнен график поставок (т.е. перед удалением Заказа поставщику следует удалить все записи с рабочей вкладки «Периоды оказания услуг/поставок»).

Аннулировать созданный Заказ поставщику можно в разделах

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

• Через кнопку «Изменить статус» (на верхней панели инструментов раздела) по действию «Перевести в аннулированные».
  
  
  
  
  

• Через Функцию «Перевести в аннулированные» в форме Заказа поставщику.
  
  

Удалить созданный Заказ поставщику можно в разделах

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

По кнопке «Удалить» на верхней панели инструментов раздела.

Создать Заявку на оплату из Заказа поставщику

Функционал создания Заявки на оплату доступен в утвержденных Заказах поставщику.

В любом из разделов МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Утвержденные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

открыть форму Утвержденного Заказа поставщику двойным кликом левой клавиши мыши по строке.

Перейти на вкладку «Периоды оказания услуг/поставок».

Выделить строку и нажать кнопку «Создать на основе» на верхней панели инструментов вкладки (или «Ctrl+N» на клавиатуре).

В открывшемся меню выбрать действие «Создать заявку на оплату».

Система откроет форму новой Заявки на оплату, предзаполнив часть полей значениями из связанного Заказа поставщику:

Сотрудник = текущий пользователь

Назначение платежа = Назначение

Дата платежа = План. дата оплаты

и другие.

Обязательные к заполнению поля подсвечены желтым фоном

После заполнения полей (обязательных полей) Заголовка нового Заказа поставщику нажать «Ок» в нижнем правом углу окна.

Система не позволит сохранить Заявку на оплату при превышении итоговой суммы Заказа поставщику (суммарно, по всем связанным Заявкам на оплату)

Система сохранит новую Заявку на оплату и откроет его полную форму. Реквизиты оплаты, заполненные при создании, сохраняются в Заголовке (расположен в верхней части окна) и доступны к редактированию через кнопку «Заголовок» в верхней правой части формы.

«Заказ поставщику» и «Период оказания услуг/поставок», на основании которых создана Заявка на оплату, указаны в соответствующих полях Заголовка Заявки на оплату, на вкладке «Другое».

Заявки на оплату, созданные на основании Заказа поставщику, отображаются на его рабочей вкладке «Заявки на оплату».

Все созданные Заявки на оплату доступны в разделах

Бухгалтерия/Финансы | Платежный календарь |

Созданные заявки

Все заявки на оплату

Создать Фактическую затрату

Создать Фактическую затрату из Заказа поставщику

Функционал создания Фактической затраты доступен в Заказа поставщику со статусом Созданный/Согласованный/Утвержденный.

В любом из разделов МТ

Бухгалтерия/Финансы | Заказы поставщикам |

Созданные заказы поставщикам

Согласованные заказы поставщикам

Утвержденные заказы поставщикам

Все заказы поставщикам

открыть форму Заказа поставщику двойным кликом левой клавиши мыши по строке.

Перейти на вкладку «Периоды оказания услуг/поставок».

Выделить строку и нажать кнопку «Создать на основе» на верхней панели инструментов вкладки (или «Ctrl+N» на клавиатуре).

В открывшемся меню выбрать действие «Создать затрату».

Система откроет форму новой Фактической затраты, предзаполнив часть полей значениями из связанного Заказа поставщику:

Фирма

Поставщик = Контрагент

Ответственный = текущий пользователь

Номер счета = Счет (договор)

и другие.

Обязательные к заполнению поля подсвечены желтым фоном

После заполнения полей (обязательных полей) Заголовка новой Фактической затраты нажать «Ок» в нижнем правом углу окна.

Для завершения оформления новой Фактической затраты система предложит заполнить поля формы «Детали фактических затрат».

Заполнить поля в открывшемся окне и сохранить изменения нажатием «Ок».

Система сохранит новую Фактическую затрату и откроет его полную форму. Реквизиты затраты, заполненные при создании, сохраняются в Заголовке (расположен в верхней части окна) и доступны к редактированию через кнопку «Заголовок».

«Заказ поставщику» и «Период оказания услуги», на основании которых создана Заявка на оплату, указаны в соответствующих полях Заголовка Фактической затраты, на вкладке «Другое».

Детали фактических затрат доступны на соответствующей рабочей вкладке.

Фактические затраты, созданные на основании Заказа поставщику, отображаются на его рабочей вкладке «Фактические затраты».

Все созданные Фактические затраты доступны в разделах

Бухгалтерия/Финансы | Платежный календарь |

Созданные затраты

Все фактические затраты

Создать Фактическую затрату из Заявки на оплату

Открыть Заявку на оплату, связанную с нужным Заказом поставщику.

Нажать кнопку «Функции» в левом нижнем углу окна и выбрать действие «Создать затрату».

Система откроет форму новой Фактической затраты, предзаполнив часть полей значениями из связанной Заявки на оплату:

Фирма

Поставщик = Контрагент

Ответственный = текущий пользователь

Номер счета = Счет (договор)

и другие.

На вкладке «Другое» поле «Заказ поставщику» предзаполнится автоматически, а в поле «Период оказания услуги» значение потребуется выбрать вручную.

Обязательные к заполнению поля подсвечены желтым фоном

После заполнения полей (обязательных полей) Заголовка новой Фактической затраты нажать «Ок» в нижнем правом углу окна.

Для завершения оформления новой Фактической затраты система предложит заполнить поля формы «Детали фактических затрат».

Заполнить поля в открывшемся окне и сохранить изменения нажатием «Ок».

Система сохранит новую Фактическую затрату и откроет его полную форму. Реквизиты затраты, заполненные при создании, сохраняются в Заголовке (расположен в верхней части окна) и доступны к редактированию через кнопку «Заголовок».

Детали фактических затрат доступны на соответствующей рабочей вкладке.

Фактические затраты, созданные из Заявки на оплату, связанной с Заказом поставщику, отображаются в Заказе поставщика на рабочей вкладке «Фактические затраты».

Все созданные Фактические затраты доступны в разделах

Бухгалтерия/Финансы | Платежный календарь |

Созданные затраты

Все фактические затраты

Связать автоматически созданную Фактическую затрату с Заказом поставщику

В случае автоматического создания Фактической затраты (загрузка из ЭДО), ее можно связать с созданным в МТ Заказом поставщику следующим способом:

Открыть Фактическую затрату двойным кликом левой клавиши мыши по строке в разделе

«Бухгалтерия/Финансы | Затраты | Созданные затраты»

Через кнопку «Заголовок» (в правом верхнем углу формы) перейти в режим редактирования полей заголовка.

Перейти на вкладку заголовка «Другое» и заполнить (выбрать значения) поля «Заказ поставщику» и «Период оказания услуги».

К выбору доступны Заказы поставщику с автофильтром по значениям полей Фирмы и Поставщика из Фактической затраты

Система добавит автоматически созданную из ЭДО Фактическую затрату на вкладку «Фактические затраты» выбранного Заказа поставщику.

Контроль расходов по Заказам поставщика

Контроль расходов из Заказа поставщику

В форме Заказа поставщику, на вкладке «Периоды оказания услуг/поставок», по каждой строке система справочно выводит актуальные данные БДР (бюджета доходов и расходов по месяцу из «План. дата поставки (оказания услуг)»):

• План,

• Заказы,

• Факт,

• Остаток

При наведении курсора мыши на название графы система выводит всплывающую подсказку с описанием поля

Отчет «Заказы поставщикам детализированный»

В отчет выводятся данные Периодов оказания услуг/поставок из Заказов поставщику.

Каждая строка содержит данные (значения полей)

• соответствующей записи со вкладки «Период оказания услуг/поставок»;

• Заголовка родительского Заказа;

• Расчетные значения:

  План. период оказания услуги/поставки = год+месяц из поля «План. дата поставки (оказания услуг)»

  пример: 202301 = январь 2023 года

  План. период оплаты = год + месяц из поля «План. дата оплаты»

  пример: 202301 = январь 2023 года

  Заявка на оплату (создана) = ДА, если для Периода оказания услуг/поставок создана Заявка на оплату

  Сумма затрат факт. = Сумма проведенных Затрат по Периоду оказания услуг/поставок

  Сумма заявок оплачено = Сумма оплаченных Заявок по Периоду оказания услуг/поставок

Перед началом работы с отчетом «Заказы поставщикам детализированный» рекомендуем ознакомиться с описанием инструментов МТ по работе с Отчетами:

Открыть отчет

«Представления» отчета

Стандартный отчет

       Настройка столбцов отчета

       Контекстное меню

       Настройка группировки данных

       Настройка расчета промежуточных итогов

       Настройка рассылки отчета

Сводный отчет (Pivot)

Открыть отчет

Найти нужный Отчет через Проводник МТ в разделе «Отчеты».

Система предложит установить фильтр для формирования Отчета.

Добавить и настроить нужное количество фильтров (критериев отбора данных в отчет) и нажать «Применить фильтр» в нижней части окна.

Система сформирует и откроет Отчет.

«Представления» отчета

Сформируйте стандартный базовый Отчет МТ (см. «Открыть отчет»).

Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели инструментов отчета.

В открывшемся окне «Сохранить представление» заполните поля и нажмите «Ок».

Публичное

ДА - Представление отчета будет доступно всем пользователям МТ.

НЕТ - Представление отчета будет доступно только автору (пользователю МТ, который создал Представление).

Pivot

НЕТ - значение по умолчанию, стандартное представление отчета в виде таблицы.

ДА - представление отчета в виде сводной таблицы, с возможностью настройки по необходимому срезу данных (доступно изменение положения строк и столбцов) и их просмотра в графическом виде.

Примените индивидуальные настройки отчета

• для стандартного отчета;

• для сводного отчета.

Нажмите «Сохранить» на верхней панели инструментов для сохранения «представления».

При последующих открытиях отчета МТ система будет предлагать к выбору перечень доступных «представлений»:

• Стандартное базовое представление (выводится первой строкой, без обозначения «Автора»),

• Публичные представления (с обозначением «Автора» и с «Общим» доступом),

• Приватные представления (созданные Пользователем, без «Общего» доступа).

• Стандартные отчеты (приватные или публичные, без признака «Pivot»).

• Сводные отчеты (приватные или публичные, с признаком «Pivot»).

Переключиться на другое «представление» (из открытого отчета) можно по кнопке «Выбрать представление отчета» на верхней панели инструментов (или «F4» на клавиатуре).

Изменение созданного ранее «представления» Отчета:

Для изменения «Названия» и/или «Публичности»

• Откройте «представление» и нажмите кнопку «А+В» на верхней панели инструментов (рядом с названием «представления»).
• Внесите нужные изменения (название и/или публичность) в окне «Сохранить изменения» и нажмите «Ок».

Для изменения формы отчета

• Откройте «представление».

• Примените новые настройки отчета (стандартного или сводного).

• Сохраните изменения нажатием кнопки «Сохранить» на верхней панели инструментов Отчета.

Изменение публичного «представления» доступно только его Автору

Для удаления созданного ранее «представления» Отчета:

Откройте стандартное базовое «представление».

Нажмите кнопку «Удалить» на верхней панели инструментов Отчета.

Система предложит список «представлений», доступных к удалению.

Выделите «представление» к удалению и нажмите «Ок».

Система удалит выбранное представление отчета.

Удаление публичного «представления» доступно только его Автору

Работа со стандартным представлением отчета

Настройка столбцов отчета

Настройка столбцов отчета, позволяющая скрывать/отображать и менять их порядок в списке, доступна по кнопке «Другие действия → Настроить столбцы» на верхней панели инструментов.

Настройте отображение полей проставлением/снятием «галочек».

Настройте положение поля в Отчете, выделив строку в списке, нажатием кнопок «В начало», «Вверх», «Вниз», «В конец».

Пользовательская настройка очередности столбцов сохраняется при повторном открытии отчета. 

Вернуться к авторским настройкам очередности столбцов можно по нажатию кнопки «Загрузить авторские настройки» (на верхней панели инструментов).

Контекстное меню

Кликом правой клавиши мыши по строке отчета вызывается контекстное меню с перечнем возможных переходов в соответствующие формы Документов и Карточки справочников МТ.

Настройка группировки данных

Данные в отчетах МТ можно группировать по любым параметрам (например, по Площадке). Возможна одновременная группировка по нескольким параметрам (например, по Площадке и Марке).

Также в отчет можно добавить расчет итогов по столбцам, либо расчет промежуточных итогов по группам, если настроены группировки. Достаточно указать в настройках параметр (столбец отчета) и выбрать вид расчета. По каждому столбцу отчета можно вывести несколько видов расчетных итоговых показателей.

Например, вывести по столбцу отчета / по группе:

общую сумму + min/max значение + количество уникальных значений + и т.д.

Окно «Настройка группировки» данных отчета вызывается кнопкой «Группировать по» на верхней панели инструментов.

В левой части окна расположен список всех параметров (столбцов) отчета.

В правой верхней части – окно настройки списка группировок. Справа ниже – окно настройки расчета промежуточных итогов.

Выделите параметр (столбец отчета) в левой части окна «Настройка группировки» и нажмите кнопку «Группировать по». Он отобразится в верхнем правом окне.

Аналогичным способом, при необходимости, добавьте дополнительные параметры для группировки.

Нажмите кнопку «Применить» в нижней части окна. Отчет будет сгруппирован по выбранным параметрам.

Настройка расчета промежуточных итогов

Расчет промежуточных итогов в Отчете может быть настроен как с применением группировки данных, так и без нее

Выделите параметр к расчету промежуточных итогов в левой части окна «Настройка группировки».

Нажмите кнопку (одну или несколько) соответствующего вида расчета:

SUM(..) - расчет суммы по столбцу отчета*

AVG(..) - расчет среднего значения по столбцу отчета*

COUNT(..) - расчет количества строк, выведенных в отчет.

MIN(..) - вывод наименьшего значения по выбранному столбцу**

MAX(..) - вывод наибольшего значения по выбранному столбцу**

DISTINCT(..) – количество уникальных значений по столбцу.

COUNT%(..) – расчет %-ой доли количества строк в группировке от общего количества строк в отчете.

DISTINCT%(..) – расчет (по столбцу отчета) %-ой доли уникальных значений в группировке от общего количества уникальных значений в параметре отчета.

* применимо к столбцам с «числовыми» данными

** применимо к столбцам с «числовыми» данными или датами

В правом нижнем окне отобразится набор расчетных показателей отчета. В скобках указан параметр (столбец отчета), по которому будет производиться расчет.

Нажмите кнопку «Применить».

В отчет будут добавлены итоги расчетов.

Рассылка отчета

В МТ можно настроить регулярную рассылку Отчета по эл.почте.

Для запуска рассылки создайте запись в справочнике «Регулярные рассылки отчетов», используя подсказки к полям.

Дата отправки отчета рассчитывается системой, в соответствии с настройками поля «Расписание отправки», а Время отправки – перезаписывается значением, установленным в поле «ДатаВремя следующей отправки» (на вкладке «System»).

По умолчанию Время отправки отчета заполняется значением «00:00», с возможностью ручной корректировки

Список адресатов («Список email») можно заполнить вручную, либо выбрать одно или несколько значений из справочника «Сотрудники» через соответствую кнопку (установить фильтр для значений справочника, выделить нужные строки и нажать «Ок»).

Работа со сводным отчетом (Pivot)

Окно настройки сводного отчета выглядит следующим образом:

В верхней части окна расположена панель инструментов.

Под ней - доступный набор полей для настройки строк и столбцов сводного отчета.

Полный набор полей открывается по вызову нажатием правой клавиши мыши (в области расположения набора полей настройки) меню «Показать список полей».

Формат отчета (строки, столбцы, значения) настраивается перетягиванием поля в соответствующую область зоны настройки и отображения данных отчета.

Настройка отображения «Итогов» настраивается через кнопку «Другие действия» (на верхней панели инструментов):

• Скрыть/показать итоги по строкам

• Скрыть/показать итоги по столбцам

Графическое представление выводится для данных, выделенных в сводной таблице отчета.

После завершения настроек сводного отчета нажмите кнопку «Сохранить» на верхней панели инструментов.

При следующем открытии данного Представления сводного отчета, система предложит выполнить дополнительные настройки фильтра (например, можно задать период по «Дате»), после чего откроет Сводный отчет с применением сохраненных настроек.